當你沉浸在即將結婚的喜悅時,別忘了與你的家人朋友們分享這份幸福,邀請他們成為你的婚禮嘉賓,一起參與這個特別的大日子。

在你邀請賓客前,看看我們為你整理的「10個製作賓客名單的實用小技巧」吧!

1.試想婚禮的規模

2.考量預算

3.確認婚禮場地的大小

4.擬一份草稿

5.將婚禮賓客分類

6.備註特殊需求

7.設定排除的條件

8.估計賓客總人數

9.使用整合性的賓客管理系統

10.盡早開始製作這份名單

 

技巧一:試想婚禮的規模

在你開始著手規劃婚禮以前,先預設婚禮的規模是小型、中型或大型,是最重要的第一步。一般來説,小型婚禮約100人以内,而中型婚禮約100到300人,大型婚禮則是300人以上。

倘若你希望能和參加婚禮的賓客有較多互動,能和每個人都説上話、一起話當年,那小型婚禮可能很適合你;而如果你是一個享受社交、在人群中優游自在的人,也許規模更大的婚禮會更適合你。

 

技巧二:考量預算

一般來説,預算是影響婚禮規模的關鍵因素,受邀賓客越多,婚禮規模越大,所需預算也越高。

若是你的預算相對有限,準備一個小巧但溫馨的小型婚禮,也是一個很棒的選擇!

 

技巧三:確認婚禮場地大小

即便舉辦小型婚禮,也請務必要和場地負責人確認場地大小,確保可以容納所有賓客、場地是寬敞舒適的,讓當天出席的賓客都能自在的參與婚禮。

除此之外,別忘了要將場地佈置、婚禮蛋糕檯、樂隊等所需空間一併考慮。其實婚禮場地的選擇有許多需要注意的小細節,建議你可以把需確認的問題一一列下,讓你在和場地負責人溝通時更爲順暢!

 

技巧四:擬一份草稿

一旦你已決定婚禮的規模、設定好婚禮預算,馬上就可以動手擬定一份婚禮賓客名單的草稿啦!這份清單應包括你、你的未婚夫/未婚妻、父母各自的賓客,因此也建議儘早讓雙方家長知道婚禮的規模,以及預計邀請的賓客數。寫下所有你們想邀請來參加婚禮的賓客,並協助家長也完成他們的邀請名單。

 

技巧五:將婚禮賓客分類

爲了讓婚禮賓客名單看起來簡潔易讀,建議你可以將受邀賓客進行分類,例如:把和工作相關的同事及客戶分類到「同事」。

這個分類賓客的步驟除了有效的協助你整理賓客名單,同時也對於座位安排有很大的幫助,讓你更輕易設計座位表。

 

技巧六:備註特殊需求

製作賓客名單的過程中,記得將賓客的特殊飲食需求記錄下來,例如素食、清真、對堅果過敏、不含乳製品。這樣的安排可以讓賓客感覺到自己的需求被重視,想必對賓客來説無疑是很暖心的舉動。

除此之外,你也可以備註需要嬰兒座椅或嬰兒車的賓客,讓每個大人和小孩的需求都能被照顧到。

 

技巧七:設定排除的條件

設定賓客的排除條件,並確實遵守,可以讓你更有效率的整理賓客名單。舉例來説,可以略過那些你或未婚夫/未婚妻從沒説過話的對象,又或是你有3年以上都未曾聯絡的人。

試想如果賓客是你完全不認識、或是完全沒有共同話題的人,場面會有多尷尬?爲了在這特別的日子裡,避免需要應對這種令人難爲情的場面,建議你還是設定一些排除的條件,讓這份賓客名單更理想。

 

技巧八:估計賓客總人數

一旦整理好賓客名單,即可得到賓客名單的總人數。不過,仍建議你要預留一些名額,給那些未及時回覆邀請,或是原本回覆無法出席,但又突然驚喜現身的賓客。

 

技巧九:使用整合性的賓客管理系統

一般來説,大部分的人都用Excel或Google表單來整理婚禮賓客名單,操作上也算是簡便,不過在這裡我們想跟你分享一個更有效率的方式— thebigday.my 婚禮賓客管理APP,讓你與婚禮管理團隊能同步更新所有資料,隨時隨地的更動賓客名單。

此APP不僅提供婚禮賓客快速簽到、追蹤賓客即時出席率,且圖像化的呈現方式,也讓你可以一目瞭然的看到哪桌已坐滿,哪桌尚有空位。

你可以利用此APP產出附有賓客QR Code的邀請函,再透過社群軟體傳送給賓客,而賓客届時只需出示QR code,即可一秒掃碼簽到。

你可以分享登入權限給婚禮的小幫手們,且不限數量!讓接待人員協助賓客們快速的簽到,而你只需要動動手指頭,就可以遠端查看即時出席率。

 

技巧十:盡早開始製作這份名單

無可否認的,婚禮籌劃的過程是相當繁瑣、耗時的,尤其是在婚禮賓客名單這重要的環節。爲了避免最後一分鐘才為賓客名單忙得焦頭爛額,建議你至少在婚禮的3-6個月前開始動工,才能有充裕的時間好好的擬定一份完美的賓客名單。